Wprowadzenie oprogramowania medycznego w przychodni może przynieść wiele korzyści, zdecydowanie usprawniając jej funkcjonowanie. Jednak przed podjęciem decyzji o zakupie systemu informatycznego dla placówki, należy dokładnie przeanalizować koszty związane z jego wdrożeniem. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej, ile faktycznie może kosztować instalacja i konfiguracja programu dla przychodni.
Rodzaje oprogramowania medycznego
Na początek warto zaznaczyć, że istnieje wiele różnych systemów informatycznych przeznaczonych specjalnie dla placówek medycznych. Różnią się one zakresem funkcjonalności i dostosowaniem do potrzeb konkretnych specjalizacji. Do najpopularniejszych typów oprogramowania dla przychodni należą:
- Programy do obsługi rejestracji pacjentów – umożliwiają umawianie wizyt, rejestrowanie nowych pacjentów, prowadzenie harmonogramu przyjęć.
- Programy do obsługi gabinetu lekarskiego – służą do prowadzenia dokumentacji medycznej, wystawiania e-recept, e-skierowań, tworzenia elektronicznej historii choroby.
- Programy dla laboratoriów – wspomagają zarządzanie badaniami diagnostycznymi i analizą próbek.
- Programy dla aptek – automatyzują prowadzenie apteki, w tym gospodarkę lekami, obsługę magazynu, sprzedaż i rozliczenia z NFZ.
- Programy do fakturowania – służą do rozliczeń z pacjentami, ubezpieczycielami i Narodowym Funduszem Zdrowia.
- Programy CRM – pozwalają zarządzać relacjami z pacjentami, komunikować się z nimi przez moduły newslettera, SMS-ów, ankiet satysfakcji.
Etapy wdrażania systemu informatycznego w przychodni
Sam proces wprowadzania oprogramowania medycznego składa się zazwyczaj z kilku istotnych etapów:
- Wybór i zakup systemu – na początku należy dokładnie określić potrzeby przychodni, przeanalizować dostępne na rynku rozwiązania i wybrać najlepszy program. Trzeba wziąć pod uwagę m.in. funkcjonalności, cenę, możliwość dostosowania do indywidualnych wymagań.
- Analiza przedwdrożeniowa – polega na zebraniu szczegółowych informacji o specyfice działalności przychodni, które są niezbędne do prawidłowej konfiguracji systemu.
- Parametryzacja – dostosowanie oprogramowania do konkretnej placówki, np. wpisanie danych lekarzy, definiowanie grafików przyjęć, konfiguracja gabinetów, menu usług medycznych itp.
- Szkolenie personelu – przeszkolenie pracowników przychodni z obsługi nowego systemu, aby mogli sprawnie z niego korzystać.
- Instalacja programu – przeniesienie oprogramowania na serwery i stacje robocze przychodni, podłączenie do sprzętu medycznego.
- Testy i uruchomienie – sprawdzenie poprawności działania modułów programu, wychwycenie ewentualnych błędów, uruchomienie oprogramowania w placówce.
- Asysta powdrożeniowa – wsparcie techniczne tuż po wdrożeniu, pomoc w rozwiązywaniu problemów, optymalizacja oprogramowania.
Ile kosztuje wdrożenie programu dla przychodni?
Koszt całego procesu implementacji systemu informatycznego jest zależny od wielu czynników. Największy wpływ mają:
- Rodzaj wybranych modułów funkcjonalnych – im szerszy zakres programu, tym wyższa cena.
- Wielkość przychodni i liczba użytkowników systemu – opłaty są zwykle uzależnione od liczby stanowisk lub lekarzy korzystających z oprogramowania.
- Konieczność integracji z istniejącym sprzętem medycznym i systemami – może generować dodatkowe koszty.
- Stopień dostosowania systemu do specyfiki placówki – im więcej modyfikacji, tym drożej.
- Zakup dodatkowych modułów i funkcjonalności – również podnosi końcową cenę.
Szacunkowy koszt wdrożenia standardowego pakietu dla małej przychodni to zwykle 15 000 – 25 000 zł, przy większej placówce to już wydatek rzędu 40 000 – 80 000 zł. Do tego dochodzi abonament za korzystanie z programu w modelu SaaS – miesięcznie ok. 1500-2000 zł w przypadku mniejszych podmiotów.
Oczywiście są to kwoty uśrednione, które mogą być wyższe lub niższe w zależności od wymienionych wcześniej czynników. Niektórzy dostawcy oferują też rozbudowane wersje demo lub testowe swoich systemów, pozwalające sprawdzić czy dane rozwiązanie spełni wymagania danej przychodni.
Sposoby obniżenia kosztów wdrożenia
Istnieje kilka sposobów, które pozwalają nieco zredukować wydatki związane z wprowadzeniem nowego systemu informatycznego w przychodni:
- Wybór tańszego oprogramowania, np. polskiego zamiast zagranicznego, open source zamiast komercyjnego.
- Rezygnacja z mniej istotnych funkcjonalności.
- Samodzielna konfiguracja prostszych modułów przez personel przychodni.
- Płatność w ratach rozłożona na kilka lat zamiast jednorazowo.
- Skorzystanie z dofinansowania z funduszy unijnych – obecnie istnieją programy wspierające cyfryzację placówek medycznych.
- Negocjacje z dostawcą – ustalenie niższej ceny lub pakietu wdrożeniowego.
- Outsourcing IT – przekazanie niektórych kwestii technicznych firmie zewnętrznej.
- Wybór modelu SaaS – wtedy wszystkie koszty są w abonamencie, bez opłat wdrożeniowych.
Dzięki temu można zaoszczędzić nawet 20-30% budżetu przeznaczonego na oprogramowanie. Jednak przy wyborze tańszych opcji trzeba mieć na uwadze ewentualne ograniczenia w funkcjonalności czy wsparciu technicznym.
Podsumowanie
Podsumowując, wdrożenie zaawansowanego systemu informatycznego w przychodni to spory wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych w przypadku mniejszych placówek i sięgający nawet 100 000 zł w dużych obiektach. Całkowity koszt zależy między innymi od zakresu programu, jego konfiguracji, potrzeby integracji i szkoleń. Istnieją jednak możliwości optymalizacji i obniżenia ceny oprogramowania nawet o kilkanaście procent.