Współczesne firmy coraz częściej decydują się na korzystanie z dedykowanych platform do pracy grupowej w środowisku online. Przykładem jednej z nich jest aplikacja Microsoft SharePoint. Czym się różni OneDrive od SharePoint? Czy SharePoint to bezpieczne rozwiązanie? Sprawdź, jak wykorzystać rozwiązanie oferowane przez Microsoft do codziennej pracy.
Na czym polega SharePoint?
SharePoint to platforma cyfrowa stworzona przez firmę Microsoft oferująca swoim użytkownikom szereg różnych funkcjonalności. Dzięki niej firmy, szczególnie te, które opierają swoją pracę na modelu projektowym, zespołowym, mogą korzystać z wybranych, odpowiadających ich potrzebom, narzędzi. SharePoint po części przypomina pakiet Office, który również stanowi połączenie wielu funkcjonalności. Jak uzyskać dostęp do SharePointa? Aby móc korzystać z tej wielofunkcyjnej platformy, należy zaopatrzyć się w pakiet Microsoft 365.
Koło SharePoint – podstawowe funkcje platformy
Jak już wcześniej wspomniano, SharePoint to wielofunkcyjna platforma, która daje swoim użytkownikom dostęp szeregu różnych narzędzi. W związku z tym Microsoft przygotował dedykowany termin na określenie funkcjonalności tego rozwiązania – Koło SharePoint. Przedstawiane zwykle w formie graficznej ukazuje sześć głównych kategorii, w skład których wchodzą wszystkie funkcjonalności platformy:
- Communities – jednym z podstawowych zadań środowiska SharePoint jest wspomaganie pracy grupowej. Może ona polegać między innymi na wymianie firmowych dokumentów, wspólnej edycji plików .doc, .xls, .pptx, czy nawet budowaniu bazy danych przedsiębiorstwa. Upoważnione osoby, posiadające odpowiednie dostępy, mogą bez problemu wymieniać się dokumentami, prezentacjami, zdjęciami, materiałami wideo itd., dzięki czemu praca jest zdecydowanie szybsza i prostsza.
- Sites – aby sprawnie zarządzać zgromadzonymi danymi warto skorzystać z narzędzia Sites. Dzięki niemu w sposób sprawny i intuicyjny utworzysz strony internetowe, które docelowo mogą służyć między innymi jako witryny poszczególnych departamentów w firmie. To narzędzie pozwala użytkownikom tworzyć i odpowiednio zabezpieczać strony internetowe, jednocześnie nie wymagając od nich wiedzy programistycznej. Ponadto, utworzone już strony jesteś w stanie edytować w dowolny sposób.
- Content – każdy, kto choć raz utracił istotne dane wie, jak ważne jest ich odpowiednie zabezpieczenie i tworzenie kopii zapasowych. Funkcjonalność Content umożliwia Ci przechowywanie wszystkich ważnych danych, bez względu na to jaka jest ich wielkość i charakter. Umieszczając dane na platformie <strong>Microsoft SharePoint</strong> zyskujesz podwójnie – Twoje dane są bezpiecznie przechowywane, a dodatkowo możesz w każdej chwili przy użyciu przeglądarki www, czy też odpowiedniej aplikacji, edytować swoje pliki.
- Insights – rozwiązania z tej kategorii umożliwiają użytkownikowi wyróżnienie najistotniejszych informacji i plików, które docelowo mogą dotyczyć wielu departamentów w naszym przedsiębiorstwie. Dzięki odpowiedniej segregacji i wyróżnieniu stają się one dostępniejsze dla użytkowników platformy. Ponadto możesz opracowywać dane przy użyciu między innymi tabel i wykresów, tak aby dane były dla odbiorcy bardziej czytelne.
- Search – pomimo odpowiedniego wyróżnienia najistotniejszych dokumentów, po zgromadzeniu większej liczby danych, odnalezienie konkretnego pliku może sprawiać trudności. W takiej sytuacji warto skorzystać z funkcjonalności Search, która oddaje użytkownikowi do dyspozycji zaawansowane narzędzia wyszukiwania interesujących go treści. Wyszukiwanie może odbywać się zarówno wśród plików lokalnych, tych zgromadzonych przez określonego użytkownika lub źródeł zewnętrznych.
- Composites – jeśli zależy Ci na zmodyfikowaniu stworzonej strony, tak by zwiększyć jej czytelność, ale nie posiadasz wiedzy programistycznej, idealnym rozwiązaniem będą narzędzia z kategorii Composites. Między innymi dzięki Microsoft Flow i Visio będziesz w stanie skonfigurować swoją platformę bez większego wysiłku.
Czym się różni OneDrive od SharePoint?
SharePoint to platforma nastawiona głównie na pracę zespołową swoich użytkowników. Dedykowane rozwiązania mają im zapewnić jak najlepsze, a jednocześnie uniwersalne i proste narzędzia do pracy. Natomiast OneDrive to również usługa oferowana przez Microsoft, ale służąca do przechowywania i odpowiedniej ochrony Twoich plików w chmurze. Dzięki OneDrive możesz udostępniać wybrane pliki innym użytkownikom. Jednak najważniejsza wydaje się kwestia dostępności – wgląd do swoich dokumentów masz z każdego miejsca i na wszystkich swoich urządzeniach.