Wystawianie faktur to żmudna, lecz konieczna czynność, która jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Na szczęście w obecnych czasach nie musimy już uzupełniać faktur w wersji pisemnej, na kartce. Współcześnie każda firma wystawia faktury online dzięki dedykowanemu oprogramowaniu, które umożliwia proste i szybkie wygenerowanie dokumentu.
Co to jest program do wystawiania faktur?
Oprogramowanie do wystawiania faktur to specjalne narzędzie służące do automatycznego generowania i zapisywania faktur. Przy jego pomocy możesz w łatwy i szybki sposób stworzyć fakturę, uzupełniając jedynie dane kontrahenta, szczegóły dotyczące sprzedanego towaru czy wykonanej usługi oraz cenę końcową. Oprogramowanie zapamiętuje dane Twojej firmy, w tym nazwę, numer NIP czy dane adresowe. Ponadto umożliwia również opcję dodawania kontrahentów do listy kontaktów, dzięki czemu przy wystawianiu kolejnej faktury nie musisz uzupełniać wszystkich informacji, wystarczy jedynie dokonać importu informacji z bazy danych. Programy do faktur posiadają wbudowane szablony, dzięki czemu każdy kolejny wystawiany dokument będzie posiadał identyczny, czytelny układ, a całość będzie zachowywać pełną spójność w kwestii wyglądu.
Jakie są rodzaje programów do wystawiania faktur?
Wyróżniamy różne rodzaje oprogramowań służących do wystawiania faktur, które możemy podzielić według następujących kryteriów:
- kryterium odpłatności
- darmowe
- płatne
- kryterium sposobu użytkowania
- online
- instalowane na komputerze/urządzeniu mobilnym
- kryterium funkcjonalności
- programy wyłącznie do wystawiania faktur
- programy o szerszym zakresie funkcji, umożliwiające m.in. księgowanie faktur zakupowych, generowanie faktur sprzedaży, analizowanie sytuacji finansowych.
Jaki program do wystawiania faktur wybrać?
Wybór oprogramowania do wystawiania faktur może być trudny, ponieważ dostępnych jest bardzo dużo różnych rozwiązań, dostępnych zarówno w formie odpłatnej licencji, jak i całkiem za darmo. Jeżeli zastanawiasz się jak wystawiać faktury za darmo, przejdź do następnego podrozdziału, gdzie przedstawiamy przykładowe programy, z których skorzystasz bezpłatnie.
Do najpopularniejszych programów do fakturowania należą:
- Comarch ERP Optima Faktury,
- mikroSubiekt,
- Fakturownia,
- Comarch ERP XT: Faktury
- FakturaXL,
- Streamsoft Ewa – Faktury,
- Faktura Small Biznes Pro,
- Elisoft Faktury,
- Asseco WAPRO Fakturka,
- Fakturowanie PRO,
- Taxeon
- Melpe.
Ile kosztuje program do fakturowania?
Cena zakupu oprogramowania do wystawiania faktur jest zależna od wielu czynników, w tym między innymi od:
- rodzaju licencji (na przykład miesięczna, roczna, bezterminowa),
- ilości funkcji dostępnych w ramach plany pakietowego,
- rodzaju oprogramowania (online, instalowane na komputerze, w aplikacji mobilnej),
- liczby użytkowników oraz stanowisk komputerowych, podłączonych do programu w ramach licencji.
Najtańsze rozwiązania to koszt rzędu od kilku do kilkunastu złotych miesięcznie. W tej cenie otrzymujemy możliwość wystawiania dowolnej liczby faktur bez żadnych ograniczeń. Z tego względu takie rozwiązanie to świetna opcja dla małych firm, szczególnie w przypadku, gdy księgowość powierzona jest w ręce biura rachunkowego.
Droższe rozwiązania to kwoty rzędu kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych miesięcznie, w zależności od zakresu funkcji, liczby stanowisk objętych licencją czy planu pakietowego. Za tą cenę otrzymujemy bardziej rozbudowany program, oferujący większą funkcjonalność, wliczając w to między innymi automatyzację procesów związanych z fakturowaniem, na przykład poprzez automatyczne wystawianie faktur cyklicznych, powiadomienia SMS czy możliwość prowadzenia pełnej księgowości w tym samym programie, w którym generujemy faktury.
Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb, w grę wchodzi również zakup bezterminowej licencji, w przypadku której jednorazowo trzeba liczyć się z kosztem na poziomie od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Istnieją programy, które oferują użytkownikom pewnego rodzaju modułową budowę. W ten sposób oprogramowanie do wystawiania faktur możemy połączyć z programem do prowadzenia księgowości, narzędziami do zarządzania stanem magazynowym czy oprogramowaniem POS do prowadzenia sprzedaży. Oczywiście koszty rosną wraz z każdym kolejnym modułem, jednak takie rozwiązanie zapewnia pełną integralność danych, automatyczne księgowanie faktur czy rozliczanie czasu pracy zatrudnionych pracowników.
Jaki darmowy program do wystawiania faktur wybrać?
Z pewnością interesuje Was odpowiedź na pytanie, jaki darmowy program do wystawiania faktur wybrać? Zacznijmy od tego, że znaczna część oprogramowania dostępnego bezpłatnie cechuje się pewnymi ograniczeniami co do funkcjonalności. Niektóre z nich posiadają ograniczoną liczbę faktur, jakie możemy wystawić w skali miesiąca (na przykład 10 faktur miesięcznie), inne oferują możliwość wygenerowania wyłącznie podstawowych faktur VAT, kolejne oferują darmowy dostęp, jednak jedynie przez określony czas (na przykład pierwsze 30 dni). Spośród programów z darmowym dostępem zdecydowanie przeważają narzędzia, które otrzymujemy w formie aplikacji, instalowanej na komputerze. Często ich wadą jest jednak niedostatecznie regularna dostępność aktualizacji oraz brak dostępu do faktur w chmurze. Co do zasady spełniają one świetnie swoją rolę, jeżeli przedsiębiorcy zależy wyłącznie na sprawnym generowaniu faktur sprzedażowych.
Przykładowe programy do wystawiania faktur online prezentujemy poniżej:
- oprogramowanie online (dostęp przez przeglądarkę internetową):
- fakturowo.pl – serwis oferujący możliwość wystawiania faktur online, w przypadku zarejestrowanych użytkowników dostęp jest bezpłatny przez 100 dni, strona umożliwia jednak generowanie faktur bez rejestracji, musimy jednak liczyć się z takimi niedogodnościami jak brak możliwości edytowania dokumentu czy znak wodny, umieszczony na fakturze.
- faktura.pl – strona, na której można w szybki i prosty sposób wystawić dowolną fakturę, po założeniu konta przez 90 dni możemy korzystać z wersji Premium, która umożliwia chociażby automatyczne wystawianie faktur cyklicznych (na przykład co miesiąc).
- fakturaxl.pl – w tym serwisie możemy bezpłatnie wystawiać do 10 faktur miesięcznie, nie obowiązują jednak żadne inne ograniczenia. W przypadku małej, jednoosobowej działalności gospodarczej, może być to ciekawa, budżetowa opcja.
- fakturownia.pl – w tym serwisie za darmo możemy wystawić maksymalnie do trzech faktur w skali miesiąca, kolejne wymagają posiadania opłaconego planu pakietowego. Dostępna jest również mobilna aplikacja w środowisku Android i iOS.
- inFakt – w tym przypadku również obowiązuje nas limit do trzech faktur miesięcznie, każda kolejna wymaga dodatkowej opłaty.
- oprogramowanie instalowane na komputerze:
- MegaFakturka Lite – program umożliwiający generowanie faktur VAT oraz bez VAT (dla przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT), dostępny za darmo bez żadnych ograniczeń. Narzędzie umożliwia sprawne generowanie faktur, jednak niestety nie skorzystamy tutaj z zalet posiadania dokumentów w chmurze, faktury musimy więc wystawiać, korzystając z komputera.
- Comarch ERP XT – bezpłatnie wystawimy do 10 faktur miesięcznie, w tym przypadku możemy jednak uzyskać dostęp do dokumentów online za pośrednictwem przeglądarki lub aplikacji mobilnej.
- ELISOFT Faktury 2022 – oprogramowanie umożliwiające wystawianie faktur VAT oraz bez VAT całkowicie za darmo, dobry wybór dla niewielkiej firmy, w szczególności jednoosobowej działalności gospodarczej.
Powyżej zaprezentowaliśmy jedynie kilka przykładowych programów do wystawiania faktur za darmo. W sieci dostępnych jest ich na tyle dużo, że z pewnością każdy może znaleźć coś dla siebie. Pamiętajmy jednak o ograniczeniach dotyczących korzystania z danego narzędzia, które często mogą utrudniać nam codzienną pracę.
Programy do wystawiania faktur – podsumowanie
Dedykowane oprogramowanie do fakturowania to ogromne ułatwienie w codziennym prowadzeniu własnego biznesu. Korzystając ze specjalistycznego programu możemy w prosty i łatwy sposób generować dowolne faktury. Znaczącym ułatwieniem jest możliwość zapisywania oraz importowania danych kontrahentów, dzięki czemu możliwe jest zaoszczędzenie czasu, który w innej sytuacji trzeba byłoby poświęcić na ręczne wpisywanie poszczególnych informacji. Większość programów pracuje w chmurze, a co za tym idzie zarówno wystawianie faktur, jak i dostęp do nich jest możliwy z dowolnego miejsca na świecie przy użyciu każdego urządzenia z dostępem do sieci. To z pewnością znacząca zaleta dla przedsiębiorców, którzy często pracują w terenie, bądź zwyczajnie lubią niezależność. W ten sposób nie są bowiem przywiązani do stanowiska komputerowego, które służy zarówno do pracy, jak i tworzenia dokumentów, ale mogą wystawić fakturę, chociażby podczas wakacyjnego wyjazdu. Co więcej, droższe i bardziej rozbudowane programy umożliwiają automatyczne tworzenie faktur. Ta opcja powinna zainteresować przedsiębiorców, świadczących usługi dla danego podmiotu w ramach stałej współpracy. Oprogramowanie wystawi stosowny dokument w określonym momencie miesiąca, oszczędzając czas i pamięć użytkownika.